TERCERA PARTE DEL ABC DEL PROCESO DE TRANSICIÓN MUNICIPAL: La Comisión técnica entrante, Comisión Mixta, y el Notario de Fe Pública su composición, roles y obligaciones.

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En esta parte del compendio del ABC DEL PROCESO DE TRANSICIÓN MUNICIPAL tocaremos la otra parte de la moneda, y los actores que serán garantes del proceso. La importancia de la Comisión técnica de transición de las autoridades entrantes radica, que es la instancia técnica que se informará en todo el proceso del funcionamiento, de los pendientes, de los procesos en curso, de las deudas y obligaciones que tiene el municipio, al tener esta información podrá cumplir el objetivo que señalamos al principio que es la de dar continuidad a los servicios municipales. También es en esta parte que emerge un tercer actor la COMISION MIXTA una instancia transversal que garantizará el proceso de transición, y por último el rol del Notario de Fe Pública en el Proceso de Transición.

  1. Comisión de Transición Entrante
  2. Roles de la Comisión de transición entrante
  3. Obligaciones de la Comisión entrante
  4. Recomendaciones para la Comisión entrante
  5. Comisión Mixta de Transición
  6. Roles y principales de la Comisión Mixta de transición
  7. Actuaciones del Notario de Fe Pública
  8. Fuentes y Normativa Relacionada

1. COMISION DE TRANSICIÓN ENTRANTE

La comisión de las autoridades entrantes (denominada técnicamente como «equipo técnico entrante») es la instancia designada por el Alcalde y el Concejo Municipal electos para actuar como contraparte receptora. Su propósito fundamental es realizar un diagnóstico preciso del estado de situación de la entidad para garantizar la continuidad de los servicios públicos y el cumplimiento de los proyectos y programas municipales sin interrupciones.

CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN DE TRANSICIÓN ENTRANTE

  • Liderazgo Político: El Alcalde o Alcaldesa electa y los Concejales electos.
  • Representante de la MAE Entrante: Un coordinador general designado por la autoridad electa para liderar el nexo institucional.
  • Equipo Técnico Especializado: Profesionales en áreas críticas (administrativa, financiera, jurídica, técnica, informática, etc.) encargados de la verificación de datos.
  • Delegados del Concejo Municipal: Representantes del ente legislativo electo para asegurar una transición integral en ambos órganos.
  • Integración Mixta: Este equipo se incorpora formalmente a la Comisión de Transición (Instancia Mixta) una vez consolidados los resultados electorales, compartiendo responsabilidades con los delegados salientes y el Control Social.

2. ROLES DE LA COMISION DE TRANSICIÓN ENTRANTE

Las tareas de la comisión entrante se dividen en fases estratégicas que aseguran el control efectivo de la institución:

a) Actividades de Verificación y Análisis (Durante la transición):

  • Revisión de Matrices de Información: Verificar física y digitalmente los estados financieros, saldos en caja y bancos, inventarios de activos fijos y procesos de contratación vigentes.
  • Auditoría de Procesos Judiciales: Analizar el estado de juicios y acciones constitucionales donde el municipio es parte para prevenir daños económicos futuros.
  • Evaluación del PTDI y PEI: Revisar los informes de cumplimiento del Plan Territorial de Desarrollo Integral y el Plan Estratégico Institucional para planificar el nuevo ciclo de gestión.
  • Suscripción de Actas: Firmar actas de verificación parcial y el Acta Final de Entrega de Información, dejando constancia del estado real en que se recibe la alcaldía.

b) Acciones de Continuidad y Monitoreo (Inmediatamente tras la posesión):

  • Habilitación de Sistemas: Gestionar de inmediato los usuarios y firmas autorizadas ante el Ministerio de Economía para plataformas críticas como SIGEP, SICOES, RUAT y SISIN WEB.
  • Control de Plazos Administrativos: Atender con prioridad los actos administrativos pendientes de resolución que cuenten con plazos legales vigentes para evitar responsabilidades por omisión.
  • Capacitación Obligatoria: Participar en programas de inducción sobre la Ley N° 1178 (SAFCO), ética pública y responsabilidad por la función pública para prevenir irregularidades administrativas.
  • Corte Administrativo: Establecer un punto de referencia informativo basado en el calendario electoral para delimitar las responsabilidades de la gestión saliente frente a la entrante

3. OBLIGACIONES DE LA COMISIÓN ENTRANTE

Las obligaciones específicas después del acto de transición oficial y con respecto a la documentación final del proceso de transición son:

  • Documento Principal: El proceso culmina con la suscripción del Acta de Recepción de Información (o Acta Final de Transferencia), firmada por autoridades salientes, entrantes, Comisión Míxta y la Comisión de Transición.
  • Elaboración del Acta Circunstanciada: Tras el acto protocolar, el nuevo Alcalde o Alcaldesa y el Concejo Municipal deben elaborar un Acta Circunstanciada que detalle el estado en que reciben la entidad. Plazo de Presentación; Este documento debe remitirse en un plazo no mayor a quince (15) días calendario posteriores al acto protocolar. Destinatario; El ejemplar del Acta Circunstanciada debe ser presentado ante el Viceministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción. Difusión; el contenido de dicha Acta debe de ser difundido en medios de comunicación disponibles y en el portal de internet del municipio para consulta ciudadana. Concluyendo con las funciones de la Comisión Entrante.

4. RECOMENDACIONES PARA LA COMISIÓN ENTRANTE
Se recomienda a las comisiones de las autoridades entrantes asuma un rol proactivo de verificación y no solo de recolección pasiva de información. Dado que la transición es el mecanismo fundamental para garantizar la continuidad de los servicios municipales, la comisión debe priorizar los siguientes aspectos:

  • Diagnóstico Inmediato: Realizar una revisión minuciosa de los informes de gestión y reportes de área recibidos para detectar posibles «señales de alerta» o vacíos de información.
  • Control de Actuaciones Pendientes: Verificar el registro especial de actos administrativos que tengan plazos legales vigentes para evitar responsabilidades por omisión o retraso en trámites de catastro, tributos o recursos jerárquicos.
  • Habilitación de Sistemas: Gestionar de forma inmediata el alta y baja de firmas autorizadas y el acceso a plataformas críticas (SIGEP, SICOES, RUAT, SISIN WEB, SICOFS) para no paralizar los pagos y la ejecución financiera.
  • Acciones ante Irregularidades: En caso de detectar problemas, se debe consultar a las autoridades salientes. Si se hallan indicios de responsabilidad, se tiene la obligación de iniciar los procesos internos o legales correspondientes.
  • Revisión de Cuentas: Las autoridades entrantes deben revisar, durante el primer año de su ejercicio, las cuentas y responsabilidades de la administración anterior.

5. COMISION MIXTA DE TRANSICIÓN

Es la instancia formal y representativa responsable de verificar, validar y suscribir el traspaso de información, documentación y activos del Gobierno Autónomo Municipal. A diferencia del equipo técnico operativo (que recopila los datos), esta comisión actúa como un ente colegiado de fiscalización y fe pública que garantiza que la entrega sea íntegra, veraz y transparente para evitar la paralización de los servicios municipales.

CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN MIXTA DE TRANSICIÓN

Esta comisión debe estar integrada por los siguientes actores clave:

  • Por el Órgano Ejecutivo Saliente: Un representante de cada una de las Secretarías estratégicas (Jurídica, Administrativa, Planificación, etc.) y el Responsable de la Unidad de Transparencia (quien suele presidirla).
  • Por el Concejo Municipal Saliente: Tres representantes designados mediante Resolución del Pleno.
  • Por las Autoridades Entrantes: Los delegados acreditados por el Alcalde electo y el nuevo equipo del Concejo Municipal, quienes se incorporan formalmente en la fase final de verificación.
  • Por el Control Social: Representantes de organizaciones sociales activas (FEJUVE, gremiales, juntas escolares, etc.), quienes participan en calidad de veedores y observadores para legitimar el proceso.

6. ROLES Y PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA COMISIÓN MIXTA DE TRANSICIÓN

Las tareas de esta instancia mixta son de carácter resolutivo y de constatación física:

  • Verificación de Matrices de Información: Revisar el cumplimiento de las «Matrices de Información Mínima» (financiera, legal, técnica y social), realizando reuniones de aclaración para levantar observaciones.
  • Inspección de Activos y Patrimonio: Constatar físicamente la existencia de bienes muebles, inmuebles y maquinaria pesada registrados en los kardex municipales.
  • Resguardo de Actuaciones Pendientes: Asegurar que todos los procesos administrativos con plazos legales vigentes estén contenidos en un registro especial para su atención inmediata por las nuevas autoridades.
  • Suscripción de Actas: Firmar las actas de verificación parcial y el Acta Final de Entrega de Información (o Acta de Transferencia), que cierra formalmente el traspaso administrativo.
  • Informe de Gestión Quinquenal: La comisión debe supervisar que el equipo técnico elabore este informe (por separado para el Ejecutivo y el Legislativo), el cual debe ser presentado públicamente en la Sesión Instalatoria.
  • Acta Circunstanciada: Tras el acto protocolar, el nuevo Alcalde y el Concejo Municipal tienen un plazo máximo de quince (15) días calendario para elaborar y remitir un ejemplar del Acta Circunstanciada al Viceministerio de Transparencia Institucional. Difusión Pública; El contenido de dicha acta debe ser difundido en el portal de internet municipal y otros medios disponibles para consulta ciudadana.
  • Recomendación: Se sugiere que la Comisión Mixta implemente una estrategia comunicacional constante (interna y externa) para informar los avances de la verificación, lo que ayuda a prevenir susceptibilidades políticas y genera confianza en la población sobre el estado real de las finanzas y proyectos del municipio

La labor de esta comisión Mixta, concluye formalmente en el evento de posesión de las nuevas autoridades, siendo el acto mas importante la firma del acta de entrega de la información por todas las partes, y la firma del Acta Circunstanciada para su posterior remisión.

7. ACTUACIONES DEL NOTARIO DE FE PÚBLICA

En el proceso de transición de Gobiernos Autónomos Municipales, el Notario de Fe Pública desempeña un rol crítico como depositario de la fe pública, garantizando la seguridad jurídica en actos donde la entrega de información o activos es sensible o se realiza bajo condiciones extraordinarias. A continuación, se detallamos sus roles y actividades específicas:

Intervención en Casos de Ingobernabilidad Actas finales

  • Toma de Posesión Extraordinaria: En situaciones extremas donde exista ingobernabilidad total y no existan autoridades salientes que realicen la entrega física de las oficinas o la documentación, las autoridades entrantes tienen la obligación de tomar posesión acompañadas por un Notario de Fe Pública.
  • Inventario de Emergencia: En estos casos o cuando el custodio de la información y documentación abandone su puesto y no se encuentre después de la posesión, el Notario debe dar fe de la existencia de los documentos y activos (tangibles e intangibles) encontrados en las instalaciones municipales al momento de la asunción para el inicio de las acciones legales posteriores.
  • Suscripción de Actas Finales: Aunque la Comisión de Transición es una instancia técnica y social, el acompañamiento notarial es altamente recomendado para la suscripción del Acta Final de Transferencia en el evento de transición transparente, otorgándole un carácter de documento público indiscutible

Resguardo de Activos Digitales y Sistemas

Transferencia de Claves y Accesos: Es una tarea fundamental que la transferencia de usuarios, manuales y claves de acceso a sistemas críticos como SIGEP, SICOES, RUAT y SISIN WEB se realice mediante entrega notariada.
Garantía de Trazabilidad: El Notario certifica el acto administrativo de entrega de las credenciales digitales, asegurando que la nueva administración reciba el control pleno de la gestión financiera y operativa sin riesgo de alteraciones posteriores por parte de exservidores.

7. FUENTES Y NORMATIVA RELACIONADA

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